Travailler avec Ascend Accountant
Comment se passe la transition depuis mon ancien comptable vers Ascend Accountant ?
Conformément aux règles déontologiques de l'ITAA, nous contactons directement votre ancien comptable pour l'informer du transfert et demander la reprise de votre dossier.
De votre côté, il vous appartient d'être attentif à la période de préavis indiquée dans la lettre de mission de votre ancien comptable et de l'informer de votre décision.
Pour procéder à la reprise du dossier, nous demandons à votre ancien comptable de nous transmettre les documents suivants :
Les comptes d'ouverture au 01/01/202X (balance des comptes au 01/01/202X)
Les journaux d'achat, de vente, financiers et OD au format PDF de toutes les années
Les historiques clients, fournisseurs et comptes au format PDF de toutes les années
Le tableau d'amortissement de chaque année
Un back-up du dossier comptable
Comment fonctionnons-nous au quotidien pour l'échange de documents et la communication ?
Plateforme en ligne (Fidmanager) : Nous mettons à votre disposition, sans frais supplémentaires, une plateforme sécurisée pour déposer vos pièces comptables (au format PDF, 1 fichier par document) et consulter l'historique de vos dépôts.
Automatisation Peppol : Si vous utilisez notre solution Octopus ou Doccle avec paramétrage, vos factures électroniques Peppol nous sont transmises automatiquement. Vous n'avez pas besoin de les déposer manuellement sur la plateforme. Attention : vous devez tout de même déposer sur la plateforme Fidmanager l'ensemble des documents qui ne passent pas par le réseau Peppol.
Documents à déposer manuellement : Tous les documents qui ne sont pas des factures électroniques Peppol doivent impérativement être déposés sur la plateforme Fidmanager. C'est le cas pour :
Les factures et tickets sans TVA (assurances, amendes, etc.)
Les factures et tickets provenant de fournisseurs non belges (France, Chine, etc.)
Les documents n'indiquant pas votre numéro de TVA (tickets de caisse, de carburant, de restaurant, etc.)
Délais de transmission : Vos pièces doivent nous être transmises avant le 5 du mois ou du trimestre suivant la période concernée (selon que votre déclaration TVA est mensuelle ou trimestrielle) afin d'assurer le traitement et le dépôt dans les délais légaux.
Communication et rappels TVA : À chaque période TVA (mensuelle ou trimestrielle), vous recevez trois courriels de suivi :
Un premier rappel pour vous inviter à préparer et transmettre vos documents.
Un rappel de délai vous demandant de nous faire parvenir vos pièces avant le 5 du mois ou du trimestre (selon la fréquence de vos déclarations TVA) afin de respecter l'échéance légale.
Un e-mail de confirmation après l'envoi de votre déclaration TVA, vous indiquant le montant exact à payer (ou à récupérer), les instructions de paiement (IBAN, communication structurée, code QR) ainsi qu'une synthèse détaillée de l'évolution de votre chiffre d'affaires et de vos achats.
Autres canaux : Les échanges courants se font par e-mail (info@ascendaccountant.com) ou téléphone (0499 31 42 24). Des réunions au bureau ou à distance sont organisées pour les bilans et demandes spécifiques.
Quels outils ou applications en ligne mettez-vous à disposition pour ma comptabilité ?
Nous vous aidons à respecter la réglementation sur la facturation électronique structurée obligatoire entre entreprises belges assujetties (B2B) via le réseau Peppol. Trois options s'offrent à vous :
Option 1 — Notre solution avec Octopus : Permet la facturation (envoi et réception Peppol), l'accès à votre comptabilité sur ordinateur ou application mobile, et la transmission automatique de vos factures électroniques à notre bureau. (Estimation 2026 : 120 € HTVA/an).
Option 2 — Doccle : Solution adaptée aux indépendants et petites entreprises qui permet la transmission automatique de vos factures électroniques après paramétrage. (Estimation 2026 : 4 € HTVA/mois).
Option 3 — Votre logiciel actuel ou une autre solution : Vous pouvez conserver votre outil s'il est compatible Peppol. Les factures devront toutefois être déposées manuellement sur notre plateforme Fidmanager.
Comment sont fixés vos honoraires ?
Structure tarifaire : Les honoraires sont établis dans la lettre de mission sous forme de forfait mensuel ou trimestriel, calculé selon votre statut (personne physique ou société), votre volume de pièces et la nature de votre activité.
Prestations incluses : Le forfait couvre la tenue de la comptabilité, l’accès à la plateforme de dépôt (Fidmanager), les déclarations TVA, la déclaration d'impôt des personnes physiques ou des sociétés, ainsi que la mise à jour annuelle du registre UBO.
Frais de logiciels externes : Les abonnements aux logiciels de facturation ou de comptabilité (ex. Octopus, Doccle) sont fixés par leurs éditeurs respectifs et ne sont pas compris dans notre forfait comptable.
Prestations spécifiques : Les missions exceptionnelles (plans financiers, modifications de statuts, etc.) font l'objet d'un devis préalable ou d'une tarification séparée.
À quelle fréquence échangeons-nous sur l'état de mes finances et de ma fiscalité ?
À chaque échéance TVA : En plus de votre décompte TVA, vous recevez une analyse comparative de vos ventes et achats par rapport à l'année précédente. C'est également l'occasion d'ajuster vos cotisations sociales et vos versements anticipés d'impôt.
Bilan annuel : Lors de la clôture des comptes, nous faisons le point sur la rentabilité de votre entreprise, l'optimisation de votre rémunération, les charges déductibles et les opportunités de distribution de dividendes.
À la demande : Nous restons disponibles tout au long de l'année pour analyser la situation financière globale de votre entreprise ou répondre à vos projets d'investissement.
Proposez-vous un accompagnement dédié si je reçois un contrôle fiscal ?
Oui. En cas de contrôle du SPF Finances :
Nous échangeons avec le contrôleur et vous représentons lors de la vérification des pièces.
Nous préparons et justifions l'ensemble des documents requis (livre de caisse, registre kilométrique, justificatifs de dépenses).
En cas de contestation, nous analysons les remarques, rédigeons la réponse à l'avis de rectification et défendons votre dossier.
