Frais propres (Dirigeants d'entreprise)
Preuves et justifications : ce qu'il faut garder
Un remboursement forfaitaire ne s'octroie pas au hasard. Pour qu'il ne soit pas considéré comme rémunération, les frais doivent correspondre à des dépenses qui incombent à la société et présenter un caractère professionnel direct.
Lorsqu'un forfait est utilisé, son montant n'a pas à être justifié souche par souche, mais il doit reposer sur une norme administrative ou sur des critères sérieux et concordants (comme une évaluation préalable étayée).
Même en présence d'un forfait — où il n'est pas nécessaire de conserver une facture pour chaque petite dépense individuelle —, vous devez pouvoir présenter un dossier documenté démontrant le caractère professionnel de votre activité et le caractère raisonnable du forfait retenu.
Déplacements en voiture privée
Si vous utilisez votre véhicule personnel pour les besoins de la société, l'indemnité kilométrique officielle s'élève à 0,4761 € / km (barème annuel valable du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027). Un régime trimestriel existe parallèlement avec son propre barème.
Au-delà de 24 000 km par an, le nombre de kilomètres est considéré comme anormal dans le cadre de cette méthode forfaitaire et doit faire l'objet d'une justification particulière quant à la réalité des trajets.
Déplacements de séjour en Belgique
Pour vos déplacements professionnels en Belgique, vous pouvez prétendre à une indemnité forfaitaire de 21,64 € par jour (montant d'application depuis le 1er mars 2026), sous réserve de remplir les conditions légales :
Effectuer un déplacement professionnel d'une durée d'au moins 6 heures.
Limiter ce forfait à 16 jours par mois maximum (soit un plafond mensuel de 346,24 €).
Travailler depuis son domicile
Si vous utilisez une partie de votre logement pour l'activité de votre SRL :
Consommations d'énergie et d'eau
Une ventilation fondée sur la surface professionnelle (par exemple, un bureau de 15 m² dans une habitation de 150 m², soit 10 %) peut constituer une méthode raisonnable de répartition, à condition qu'elle corresponde à l'utilisation professionnelle réelle. Conservez vos factures globales ainsi que le décompte de votre calcul.
Location immobilière
En cas de location immobilière, des règles fiscales spécifiques s'appliquent.
Le propriétaire sera taxé à l'impôt personne physique sur les loyers et devra indiquer ses montants dans sa déclaration d'impôt.
-Si vous êtes propriétaire de l'immeuble : La partie du loyer et des avantages locatifs qui dépasse le plafond fiscal (calculé sur la base du revenu cadastral revalorisé) est requalifiée en rémunération de dirigeant d'entreprise.
-Si vous êtes locataire de l'immeuble, la SRL peut prendre en charge la partie professionnelle de votre loyer, uniquement si ces 3 conditions sont respectées :
Le bail signé avec votre propriétaire autorise l'usage professionnel.
La part professionnelle est mentionnée dans le bail (ou dans un avenant).
Le bail a été enregistré.
La déclaration obligatoire sur la fiche 281.20
Tous les remboursements de frais propres versés à un dirigeant doivent obligatoirement être repris sur sa fiche fiscale 281.20. La déclaration distingue trois catégories :
Remboursements forfaitaires fondés sur des normes sérieuses ;
Remboursements forfaitaires fondés sur d'autres critères ;
Remboursements sur la base de pièces justificatives.
Cette mention permet à l'Administration de vérifier l'absence de double remboursement entre forfaits et frais réels. Le défaut de déclaration peut entraîner des conséquences administratives ou fiscales, sans toutefois provoquer le rejet automatique des charges si le caractère professionnel et la réalité des frais sont démontrés par ailleurs.
