Comptabilité & documents
Quels documents dois-je transmettre à mon comptable et selon quelle échéance ?
Pour permettre la tenue régulière de votre comptabilité et la préparation de vos déclarations fiscales (TVA, précompte professionnel, impôts), vous devez transmettre l'ensemble de vos pièces justificatives selon un rythme régulier :
Les documents à fournir systématiquement :
Factures de vente (recettes) : L'intégralité des factures émises, notes de crédit et extraits de caisse.
Factures d'achat et tickets (dépenses) : Toutes les factures de fournisseurs, souches et justificatifs de frais professionnels.
Extraits de compte bancaire et CODA : Les relevés de vos comptes bancaires professionnels retraçant l'ensemble des mouvements financiers.
Documents sociaux : Les fiches de paie, déclarations ONSS et décomptes du secrétariat social (si vous avez du personnel) ou l'avis d'échéance de vos cotisations sociales d'indépendant.
Les échéances à respecter :
Pour les assujettis TVA (trimestriels) : Vos documents doivent être transmis au plus tard le 5 du mois qui suit la fin du trimestre (le 5 avril, 5 juillet, 5 octobre et 5 janvier) afin d'assurer le dépôt de votre déclaration TVA dans le délai légal.
Recommandation : Pour un suivi de gestion efficace et des comptes à jour, l'idéal est d'encoder ou d'envoyer vos pièces de manière mensuelle ou continue via l'application ou le portail digital de votre cabinet comptable.
Comment organiser et numériser efficacement mes pièces comptables ?
Obligation de facturation électronique (e-invoicing) : Les entreprises belges assujetties à la TVA doivent obligatoirement utiliser la facturation électronique structurée pour leurs transactions B2B nationales. En pratique, ces factures sont directement échangées au format structuré (notamment via le réseau Peppol) au moyen d'un logiciel comptable ou d'une solution compatible. (Attention : cette obligation ne s'applique pas aux ventes destinées aux consommateurs particuliers - B2C).
Bonnes pratiques d'organisation et d'archivage :
Classez vos documents de façon méthodique (par période et par catégorie : Ventes, Achats, Banque).
Conservez les documents sous leur forme d’origine, papier ou numérique, en veillant à garantir leur lisibilité, leur authenticité et leur intégrité pendant toute la durée légale de conservation. Pour les documents électroniques, prévoyez également une sauvegarde sur plusieurs supports ou emplacements afin de limiter les risques de perte en cas de panne, de sinistre ou de défaillance informatique.
Combien de temps dois-je légalement conserver mes documents comptables et factures ?
En Belgique, le Code de droit économique et le Code des impôts sur les revenus définissent les obligations d'archivage financier :
Délai général d'archivage (10 ans) : Les documents comptables et les pièces permettant de déterminer les revenus imposables doivent en principe être conservés pendant 10 ans ou 10 exercices comptables suivant la période imposable à laquelle ils se rapportent.
Cas particuliers (Périodes de révision TVA) : Certains biens et investissements, notamment immobiliers, sont soumis à des périodes de révision TVA plus longues. Les documents et factures justificatifs nécessaires doivent être conservés pendant toute la période de révision légalement applicable.
Format de conservation : L'archivage s'effectue sous format physique ou sous format électronique sécurisé, pour autant que les documents restent directement accessibles et exploitables en cas de vérification.
Que dois-je transmettre pour la clôture annuelle de mon exercice comptable?
Pour une société, la clôture implique l'établissement des comptes annuels (bilan et compte de résultats) selon les règles légales.
Pour une entreprise personne physique, elle sert à déterminer le résultat professionnel exact à déclarer.
Pour ce faire, un inventaire du patrimoine de la société ou de l'entreprise personne physique au dernier jour de l'exercice doit être établi :
L'inventaire des stocks et travaux en cours : L'état chiffré et détaillé des marchandises en stock au jour de la clôture, ainsi que la valeur des travaux en cours d'exécution non encore facturés.
Le relevé des créances et des dettes : La liste des factures clients restant impayées au dernier jour de l'exercice et le détail des factures dues aux fournisseurs.
Les relevés bancaires de fin d'année : Les extraits de compte au jour de la clôture confirmant les soldes bancaires officiels.
Les pièces relatives aux investissements et prévoyances : Les tableaux d'amortissement des crédits professionnels, les contrats d'assurance et les justificatifs des versements effectués au cours de l'année (Versements Anticipés, PLCI, EIP, etc.).
Comment se déroule un contrôle fiscal ou TVA et comment s'y préparer ?
Le contrôle fiscal ou TVA est une procédure normale de vérification destinée à s'assurer de la conformité des déclarations souscrites par rapport aux pièces comptables.
Le déroulement de la procédure :
Avis de contrôle ou vérification : Lorsque le contrôle est annoncé, l'administration fiscale communique au préalable la période visée et les modalités pratiques. Certains contrôles (notamment en matière de TVA) peuvent toutefois intervenir sans avertissement préalable.
Examen des pièces : Le contrôleur vérifie vos livres, factures, pièces justificatives, relevés bancaires et registres légaux (livre des parts, UBO). Selon les modalités convenues ou imposées, la vérification peut s'effectuer au siège de l'entreprise, dans les locaux de l'administration ou avec l'assistance de votre mandataire.
Issue du contrôle : En l'absence d'anomalie, la procédure est clôturée. En cas de désaccord ou de correction envisagée, l'administration vous adresse une notification de rectification (ou une proposition d'ajustement TVA), vous accordant le délai légal (généralement un mois) pour formuler vos observations avec votre expert-comptable.
Comment bien s'y préparer ?
Prévenir immédiatement votre comptable : Transmettez l'avis de contrôle dès sa réception à votre expert-comptable. Il vérifiera la complétude du dossier et vous assistera ou vous représentera durant la procédure.
Centraliser les justificatifs : Veillez à ce que l'ensemble des documents comptables, pièces justificatives et registres officiels pour la période contrôlée soient archivés, lisibles et immédiatement accessibles.
