Check-list contrôle fiscal
Lors d'un contrôle fiscal ou une demande de renseignement, les documents ci-dessous peuvent être demandés. Ils doivent donc être disponibles à tout moment.
Lorsque vous reprenez une entreprise ou que vous changez d'adresse email, veuillez à récupérer les documents.
Nous vous conseillons d'avoir ces données et documents au moins à 2 endroits différents pour limiter le risque suite à un incendie, un piratage ou autre.
Les documents doivent être conservés minimum 10 ans.
Renseignements généraux
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Description et liste des activités de l'entreprise
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Livre des parts
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Liste des associés et des administrateurs ainsi que leurs coordonnées (nom, prénom, adresse, numéro de registre national, téléphone, email)
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Baux commerciaux et conventions de mise à disposition immobilière
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Organigramme de l'entreprise
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Liste des numéros de comptes bancaires de l'entreprise
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Plan financier de l'entreprise
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Coordonnées de l'expert-comptable externe
Documents comptables
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Back-up du programme comptable
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Historique clients
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Historique fournisseurs
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Historique des comptes
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Balance clients
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Balance fournisseurs
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Balance des comptes
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Comptes annuels
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Procès-verbaux des Assemblées générales
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Tableau d'amortissement
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Factures et tickets
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Livre des recettes
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Livre de caisse
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Extraits de compte bancaires
Gestion
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Contrats conclus avec les clients
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Contrats conclus avec les fournisseurs et les sous-traitants
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Devis, offres, factures proforma, bons de livraison aux clients
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Devis, offres, factures proforma, bons de livraison des fournisseurs
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Liste des véhicules
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Contrats de location des véhicules
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Relevé kilométrique des véhicules pour vérifier % usage professionnel et privé, tracker sur véhicule
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Liste des clients : Nom, adresse, numéro d'entreprise, numéro de téléphone email
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Liste des fournisseurs : Nom, adresse, numéro d'entreprise, numéro de téléphone email
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Communications (emails, sms, whatsapp, courrier,...) avec les clients, notamment ceux marquants les accords relatifs à l'emploi et à la coopération du personnel
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Communications (emails, sms, whatsapp, courrier,...) avec les fournisseurs
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Détails des services fournis par le sous-traitant pour chaque facture reçue : noms, prénoms et numéros nationaux des membres du personnel, détails des heures travaillées par jour
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Joindre la facture de vente à la facture du sous-traitant ayant presté
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En cas de vente de marchandises en dehors de la Belgique : Preuves de transport hors Belgique (CMR, bordereaux de transport, accusés de réception, déclarations douanières)
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Dépenses de voyages professionnels : Détail du programme, ordres de mission, factures d'hôtel
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Détail calcul valeur du stock
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Historique des appels téléphoniques pour vérifier % usage professionnel et privé
Documents ressources humaines
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Contrats de travail des salariés
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Détails du lieu de travail et de l'enregistrement des heures de travail chez les clients
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Compte-rendu détaillé des performances du personnel avec noms, prénoms, numéros de registre national, ventilation des heures travaillées par jour, détails du lieu de travail
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Fiches de paie
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Feuilles de présence
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Relevés 325
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Fiches fiscales 281
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Justificatifs de calcul des ATN
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Preuves de paiement des salaires (Extraits de compte bancaire ou livre de caisse)
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