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Professional expenses
General rule - Business expenses are deductible if:
facts or expenses incurred during the taxable period
in order to acquire or retain taxable income
supported by relevant documentation
Extract from Article 49 of the Income Tax Code
Deductible expenses , if justified, for the taxable period and for professional activity *:
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Fournitures de bureau, papeterie, cartouche d'encre
Si usage mixte : déductible sur la partie professionnelle
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Mobilier et matériel
Si usage mixte : déductible sur la partie professionnelle
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Ordinateur, tablette, téléphone
Si usage mixte : déductible sur la partie professionnelle, TVA déductible à maximum 75%
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Voyage professionnel (train, avion, transport en commun, hébergement, restaurant, tickets conférence/formation) : Pour pouvoir déduire ces dépenses, vous devez vous assurer que le voyage est bien professionnel (pour assister à une conférence locale, rendre visite à un client ou un fournisseur) et que les dépenses sont raisonnables. Vous devez pouvoir apporter toutes les preuves du caractère professionnel du voyage. Les activités et hébergement pour les jours non liés au travail ne seront pas déductibles. Si vous voyagez avec votre famille ou conjoint(e), leurs frais ne seront pas déductibles.
Les dirigeants d'entreprise (en société) peuvent déduire les frais réels, ou les "per diems", montant forfaitaire plafonné pour les voyages d'affaire de minimum 10h et de maximum 30 jours. Le montant diffère par pays : https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/arrete/2018/07/02/2018040199/moniteur
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Logiciels
Si usage mixte : déductible sur la partie professionnelle
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Site web
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Formation : déductible si liée à l'activité professionnelle.
Si de la nourriture est servie lors de la formation, la déductibilité de la formation est réduite à 69%. Si vous pouvez séparer les frais de nourriture des frais de formation, cela permet de déduire 100% sur les frais de formation et 69% sur la partie alimentaire.
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Rémunération du dirigeant d'entreprise (société) : doit faire l'objet d'une fiche fiscale 281.20
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Rémunération des salariés (employés ou ouvriers)
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Transport en commun et vélo pour visiter un client ou fournisseur (pas pour le trajet domicile-travail)
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Frais comptable, secrétariat social, avocat, assurance professionnelle
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Frais bancaires des comptes professionnels
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Frais postaux
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Publicité, site web, carte de visite
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Thé, café, snacks pour le bureau pendant les heures de travail
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Trousse de secours au bureau
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Location d'un espace 100% professionnel
Si usage mixte, si vous affectez une partie de votre logement en location à votre « bureau à la maison », vous pouvez déduire la partie professionnelle du loyer, à condition que vous remplissiez ces 3 conditions :
- Le bail signé avec votre propriétaire autorise un usage professionnel
- La part professionnelle soit mentionnée dans le bail
- Le bail doit être enregistré
À partir de 2024, tout locataire utilisant un bien loué à des fins professionnelles est tenu d'inclure une nouvelle annexe à sa déclaration fiscale.
Partially deductible expenses*:
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Frais de restaurant à caractère professionnel déductible à 69%: (article 53, 8°bis du CIR). Vous devez prouver le lien avec votre activité professionnelle. La livraison au bureau/domicile n'est pas considéré comme un frais de restaurant mais comme un frais de réception déductible à 50% pour l'impôt et non déductible pour la TVA. Nous vous conseillons de ne pas dépasser 5% de votre revenu en frais de restaurant.
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Cadeaux d'affaires dans le cadre de relations professionnelles déductible à 50% : (article 53, 8 ° du CIR)
Si cadeau publicitaire avec le nom commercial de la société, ayant une valeur réduite, diffusé à grande échelle et article dit "de consommation", ces frais sont considérés comme publicitaires et entièrement déductibles
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Frais de réception à caractère professionnel partiellement déductible (article 53, 8 ° du CIR)
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Frais taxi déductible à 75%
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Chèques-repas déductible pour 2 euros par chèque (si conditions remplies)
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Frais eau, gaz, électricité :
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Si vous louez un espace dédié à l'activité professionnelle, ces frais sont déductibles.
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Si vous affectez une partie de votre logement à votre activité professionnelle, vous pouvez déduire la portion professionnelle des frais qui y sont liés. La partie professionnelle est calculé en fonction du nombre de m² de la surface professionnelle sur le nombre de m² de la surface totale. L'administration fiscale tolère généralement un maximum de 15%, qui pourrait être diminué lors d'un éventuel contrôle.
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Abonnement internet, abonnement téléphone, TV :
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Si vous louez un espace dédié à l'activité professionnelle, ces frais sont déductibles.
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Si vous affectez une partie de votre logement à votre activité professionnelle, vous pouvez déduire la portion professionnelle des frais qui y sont liés, avec un maximum de 75%. Attention, les frais de TV ne sont pas déductibles, sauf si lié à votre profession.
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*liste non exhaustive
Car expenses
The percentage of deduction depends on the CO2 emissions of the car (articles 66 and 198bis of the Belgian Income Tax Code).
Minimum 50% and maximum 100% (minimum 40% if CO2 emissions are equal to or greater than 200 g/km)
Fully electric company cars are 100% tax deductible.
The date on which the car is acquired (= purchased, leased or rented) is decisive.
Forecast:
- Cars acquired between July 1, 2023 and December 31, 2025 (transitional scheme): The minimum deduction (50% - 40%) is eliminated from 2025 and the maximum limit of 100% is gradually phased out
- Cars acquired from January 1, 2026: No more tax deductibility.
Deduction of car expenses since EI 2021:
Formula 120% - (0.5 x coefficient x grams CO2/km)
Diesel: Coefficient = 1
Gasoline: Coefficient = 0.95
Natural gas (CNG) engine and tax horsepower < 12 CV (taxable horsepower): Coefficient = 0.90
This includes all direct and indirect costs related to the purchase, rental, maintenance, and use of a vehicle, both in Belgium and abroad: leasing or rental costs, depreciation, insurance, maintenance, repairs, breakdown assistance, road tax, installation of accessories (tow bar, GPS, etc.), parking, tolls, garage fees, fuel (since 2021, also subject to CO2 emissions), taxi fares, capital losses, electricity costs for charging a plug-in hybrid vehicle (partially deductible), etc.
Exceptions (100% deductible): Financing costs (interest and bank charges), visitor/customer parking, installation costs for an electric or plug-in hybrid vehicle charging station
A portion of the car benefit in kind is also non-deductible
• 40% if the employer contributes to fuel costs
• 17% otherwise
The benefit can never be less than 1,340 euros per year (2020 tax year - 2019 income) or 1,360 euros per year (2021 tax year - 2020 income).
*non-exhaustive list
Non-deductible expenses*:
Belgian taxes and advance payments
Fines
Withholding tax on movable property
Clothing, unless required by labor regulations or necessary for carrying out professional activity (hostess uniform, surgeon's coat, gowns, etc.)
Social benefits (Article 53, 14° CIR), numerous exceptions
Luxury expenses (Article 59, 9° of the Belgian Income Tax Code), unless the taxpayer proves that they are necessary for the exercise of their professional activity
Payments made to tax havens (Article 198, paragraph 1, 10° and 307, §1/2 CIR), unless these payments relate to "real and sincere" transactions with persons who are not "artificial constructions" or if specific form 275 F is introduced on time.
Netflix and TV subscription (unless linked to your profession)
*non-exhaustive list
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